Novo Uputstvo za korisnike eZUP

Na sajtu Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave 28. septembara 2017. god. objavljeno je obaveštenje o dopunjenoj verziji (verzija 2) Uputstva o primeni Uredbe o pribavljanju i ustupanju podataka o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija (u daljem tekstu: Uputstvo), koje sadrži instrukcije u vezi pristupanja i načina rada u informacionom sistemu eZUP.
Dopuna se odnosi na situacije koje mogu nastati kada je pojedini upravni postupak izostavljen prilikom podonošenja ZPSE obrasca, kao i nastupi promena postojećih propisa kojima se uređuju pojedini upravni postupci, sve usled velikog broja upravnih postupaka u kojima je potrebno ustupiti i pribaviti podatke o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija, kao i zbog učestalosti, odnosno periodičnosti sprovođenja upravnih postupaka (dokument se može pronaći na linku http://www.mduls.gov.rs/ezup.php)

Pravni okvir za donošenje Uputstva sadržan je u članu 9. st. 3 i članu 103. Zakona o opštem upravnom postupku („Sl. glasnik RS”, br. 18/2016), kojima se utvrđuje obaveza organa koji vode upravne postupke da po službenoj dužnosti vrše uvid, pribavljaju i obrađuju podatke o činjenicama neophodnim za odlučivanje o kojima se vodi službena evidencija. Cilj ovih normi je poboljšanje delotvornosti i ekonomičnosti postupka, odnosno olakšavanje položaja stranaka u upravnom postupku. Primena ovih odredaba zakona započela je 8. juna 2016. godine.

Uredba o pribavljanju i ustupanju podataka o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija („Sl. glasnik RS“, br. 56/2017) usvojena je 7. juna 2017. god. a počela je da se primenjuje 8. juna 2017. godine. Uredba je doneta da bi se olakšalo i ubrzalo vršenje uvida, odnosno pribavljanje podataka iz službenih evidencija, odnosno radi efikasnijeg ostvarivanja načela Zakona o opštem upravnom postupku. Uredbom se bliže uređuje način razmene podataka i propisuje da organ potrebne podatke u upravnim stvarima može pribaviti:
– elektronskim putem;
– fizičkim uvidom u službenu evidenciju;
– upitom organu koji vodi službenu evidenciju.
Organ je dužan da, prilikom prijema zahteva stranke, koji je osnov za pokretanje upravnog postupka, stranku, u obrascu zahteva kojim se pokreće upravni postupak, odnosno u posebnom prilogu koji čini sastavni deo tog obrasca ili na drugi pogodan način u pisanom obliku:
1) obavesti o svim podacima koje je u skladu sa zakonom potrebno pribaviti za potrebe vođenja upravnog postupka i o obavezi organa da po službenoj dužnosti pribavi podatke iz službenih evidencija;
2) omogući stranci da izjavi saglasnost za obradu podataka o ličnosti iz službenih evidencija, odnosno da izjavi da će te podatke pribaviti sama;
3) obavesti o potrebnim podacima koje je u skladu sa zakonom potrebno pribaviti za potrebe vođenja upravnog postupka, a koji se odnose na treće lice (član porodice, odnosno član porodičnog domaćinstva i sl.), kao i o tome da je pristup tim podacima moguć samo na osnovu izričitog pristanka tog lica, u skladu sa zakonom.
U slučaju da je u toku postupka potrebno pribaviti dodatne podatke o činjenicama neohodnim za odlučivanje, organ ih pribavlja po službenoj dužnosti. U slučaju da je potrebno pribaviti podatke o ličnosti koji se odnose na treće lice, stranka mora da obezbedi potpisane izjave o saglasnosti tih lica. Potpisi ne moraju da budu overeni niti dati na licu mesta na šalteru prilikom podnošenja zahteva, ali stranka svakako odgovara za verodostojnost potpisa.

Izjava o saglasnosti čini sastavni deo obrasca zahteva ili se daje na posebnom obrascu.

U postupku koji se pokreće po zahtevu stranke ovlašćeno službeno lice neće pribavljati lične podatke o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija koji su neophodni za odlučivanje, ako je stranka izričito izjavila da će te podatke pribaviti sama. U ovom slučaju, potrebno je obavestiti stranku da je dužna da navedene podatke pribavi u roku koji, ukoliko nije određen zakonom ili drugim propisom, određuje ovlašćeno službeno lice koje vodi upravni postupak, u skladu sa Zakonom o opštem upravnom postupku. Rok određen na ovaj način za pribavljanje podataka trebalo bi računati od momenta obaveštavanja, odnosno saznanja stranke o njenoj obavezi da u određenom roku dostavi lične podatke neophodne za donošenje odluke u upravnom postupku.

Pribavljanje podataka elektronskim putem omogućeno je preko informacionog sistema na Portalu eUprava Republike Srbije (u daljem tekstu: informacioni sistem eZUP, skraćeno: eZUP), odnosno putem elektronskih usluga za razmenu podataka u okviru navedenog informacionog sistema.
Podaci su dostupni u formi skupova podataka navedenih u članu 12. stav 4. Uredbe (Prilog 2) koji odgovaraju sadržini današnjih izvoda, uverenja i potvrda.

Kako bi se uključio u sistem eZUP, svaki organ prethodno imenuje ovlašćena lica koja će imati svojstvo Administratora organa, kao korisnika usluga koje obezbeđuje eZUP. Organ je dužan da rešenjem ili drugim odgovarajućim aktom odredi iz reda zaposlenih najmanje dva Administratora organa (kako bi u odsustvu jednog drugi administrator organa obavljao predviđene poslove – Prilog 3) i o tome dopisom obavesti Superadministratora usluge eZUP. Nakon prijema dopisa putem pošte, Superadministrator autorizuje pristup sistemu Administratorima organa i o tome ih obaveštava na adrese elektronske pošte dostavljene u rešenju o njihovom imenovanju, kao i poštom na službenu adresu organa koji je uputio zahtev.
Rukovodilac organa korisnika ovlašćuje službena lica u organu za pristup informacionom sistemu eZUP. Administrator organa korisnika na osnovu ovlašćenja datog službenom licu autorizuje to službeno lice za pristup skupovima podataka za koje je dato ovlašćenje.

Pristup sistemu je omogućen isključivo autentikacijom korisnika uz primenu kvalifikovanih elektronskih sertifikata ovlašćenih lica, odnosno serverskih sertifikata za autentikaciju pristupa servisima od strane organa. Zaštita tajnosti podataka koji se razmenjuju omogućena je šifrovanjem podataka kako bi se sprečio neovlašćen uvid. Kontrolu pristupa informacionom sistemu eZUP vrši Direkcija za elektronsku upravu koja upravlja korisničkim nalozima, pravima pristupa i korisničkim lozinkama, uz obavezu da svaki pristup navedenom sistemu mora biti automatski zabeležen na pouzdan način, odnosno biće zabeleženo koje je službeno lice i kada pristupilo podacima, kojim podacima i u koju svrhu, kao i u kojoj se službenoj evidenciji nalaze podaci kojima se pristupilo, dok podatke o svakom pojedinačnom pristupu beleži organ koji vodi službenu evidenciju, u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.
Radi trajnog pristupa službenoj evidenciji, organ kojem su potrebni podaci za odlučivanje u upravnom postupku se obraća pisanim zahtevom (Prilog 5 – Obrazac ZPSE) organu koji vodi odgovarajuću službenu evidenciju. U zahtevu je neophodno navesti: upravnu stvar, pravni osnov za vođenje i odlučivanje u upravnim postupcima, kao i podatke iz službene evidencije koji su neophodni za odlučivanje.
Zahtev se evidentira u skladu sa propisima o kancelarijskom poslovanju. Sken potpisanog i pečatiranog zahteva za pristup službenoj evidenciji organ – korisnik podataka – šalje elektronskim putem administratoru/ima organa koji vode službene evidencije (spisak adresa elektronske pošte administratora – Prilog 8).
Organ koji upravlja službenom evidencijom će pristupiti rešavanju zahteva odmah nakon prijema skeniranog zahteva. Od dana prijema zahteva poštom organ koji vodi službenu evidenciju je dužan da odluči o zahtevu u roku od osam radnih dana. O zahtevu će doneti rešenje i dostaviti ga elektronskom poštom na adresu sa koje je stigao zahtev i običnom poštom na službenu adresu organa. Preporuka odgovornim licima u organima koji upravljaju službenim evidencijama je da se zahtevi rešavaju u najkraćem mogućem vremenu, ako je moguće, pre isteka propisanog roka.

Organ koji vodi službenu evidenciju dužan je da pristup potrebnim podacima omogući bez odlaganja, a najkasnije u roku od tri radna dana od dana donošenja pozitivne odluke o zahtevu za pristup podacima koji se nalaze u odgovarajućim službenim evidencijama. To će uraditi administrator organa koji vodi službenu evidenciju autorizacijom organa kojem je odobrio pristup. Navedeni postupak sprovodi se jednom i na taj način se omogućava trajno pristupanje evidenciji, te ga nije potrebno ponavljati prilikom svakog pristupa službenoj evidenciji.
Ukoliko organ koji vodi službenu evidenciju utvrdi da nisu ispunjeni propisani uslovi za odobrenje zahteva za trajnim prustupom službenoj evidenciji, odnosno da podnosilac zahteva nije nadležan da rešava u određenoj upravnoj stvari ili da za rešavanje o toj upravnoj stvari nije propisano pribavljanje podataka iz službene evidencije koju vodi, odnosno da ta službena evidencija ne sadrži podatke koji su potrebni za odlučivanje, odnosno da postoje druge pravne smetnje za dostavljanje podataka, može da odluči da odbije zahtev, s tim da u obrazloženju detaljno navodi činjenice na osnovu kojih je utvrdio postojanje razloga za odbijanje zahteva.
Usled velikog broja upravnih postupaka u kojima je potrebno ustupiti i pribaviti podatke o činjenica o kojima se vodi službena evidencija, kao i zbog učestalosti, odnosno periodičnosti sprovođenja upravnih postupaka, može doći do situacije da je pojedini upravni postupak izostavljen prilikom podnošenja ZPSE obrasca. Isto se može desiti kada nastupi promena postojećih propisa kojima se uređuje pojedini upravni postupak, u delu u kojem se odnosi na podatke neophodne za rešavanje upravne stvari. U navedenim situacijima potrebno je da se organ kojem su potrebni podaci obrati novim ZPSE obrascom organu koji vodi službenu evidenciju za izostavljeni, odnosno izmenjeni upravni postupak.

Prilikom podnošenja zahteva za pokretanje upravnog postupka, stranka uz obrazac zahteva potpisuje Izjavu o saglasnosti. Nakon toga, ovlašćeno službeno lice pristupa informacionom sistemu eZUP i na osnovu jedinstvenog matičnog broja građanina (u daljem tekstu: JMBG) preuzima potrebne podatke. Zahtev za pristup podacima sadrži podatke o:
1) identitetu ovlašćenog lica;
2) upravnom postupku koji se vodi i broju predmeta za čije rešavanje je neophodno pristupiti podacima;
3) datumu i vremenu pristupa;
4) potrebnim podacima.
Preuzete podatke službeno lice preuzima u informacioni sistem (ako postoje tehničke mogućnosti) ili štampa i na štampanom primerku sačinjava i potpisuje službenu belešku: „Izvršen uvid u podatke preko sistema e-ZUP dana...“.

U slučaju kada se podaci preuzeti iz eZUP-a ne slažu sa podacima koje je stranka navela u svom zahtevu, službeno lice u skladu sa odredbama ZUP-a (član 11.) stranci mora da omogući da se izjasni o činjenicama. Preporučujemo prvo neformalni način informisanja stranke o tome (telefon, elektronska pošta). Ako stranka smatra da su podaci preuzeti iz službene evidencije netačni, da ne odgovaraju činjeničnom stanju, službeno lice će uputiti stranku da se obrati organu nadležnom za vođenje službene evidencije.
Kada je u upravnom postupku za odlučivanje neophodno da se izvrši uvid u podatke o kojima se vodi službena evidencija koja nije javno dostupna, ovlašćeno službeno lice je dužno da organu koji je nadležan da vodi službenu evidenciju dostavi pisanu najavu o neophodnosti da izvrši uvid u odgovarajuće podatke.
Ovlašćeno službeno lice koje je izvršilo fizički uvid u podatke sastavlja i potpisuje službenu belešku u spisu predmeta koja sadrži: ime ovlašćenog službenog lica, datum i vreme uvida i pribavljene podatke, i dostavlja organu koji vodi službenu evidenciju pisanu informaciju o izvršenom fizičkom uvidu, koja sadrži: ime ovlašćenog službenog lica koje je učinilo uvid, organ u kome je službeno lice zaposleno, svrhu uvida i broj predmeta na koji se uvid odnosi, podatke koji su pribavljeni, datum i vreme uvida.
Ovlašćeno službeno lice organa koji vodi evidenciju sačinjava službenu belešku u kojoj navodi podatke o službenom licu koje je izvršilo fizički uvid (organ, ime i prezime), vrsti podataka i tačnom vremenu uvida.
Upit za podatke i podaci iz službene evidencije mogu se dostaviti: službenom elektronskom poštom ili u papirnom obliku.
Ako se upit i podaci dostavljaju službenom elektronskom poštom, dokument je potrebno potpisati kvalifikovanim elektronskim potpisom. Upit za podatke, osim naziva organa i podataka o ovlašćenom službenom licu, mora da sadrži informacije: o upravnoj stvari o kojoj se odlučuje, broju predmeta na koji se upit odnosi i potrebnim podacima.

Izvor: Sajt Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave (www.mduls.gov.rs.)
Izvor: Izvod iz zakona je preuzet iz programskog paketa „Propis Soft“, Redakcija Profi Sistem Com